Fiches jour J : une par public
Une fiche pour l'équipe, une pour le client, une pour l'hôtel : chacune ses sections, son lien et son envoi par email depuis votre boîte.
La fiche jour J rassemble ce qu'il faut savoir le jour de l'événement : horaires, lieu et logistique, équipe et contacts, planning, plan de table, menu, musique, check-list, notes. Un projet peut en avoir plusieurs, une par public, car on ne montre pas la même chose à un prestataire, au client ou à l'hôtel.
Créer une fiche pour un autre public
- 1Depuis la page projet, ouvrez la fiche jour J.
- 2Cliquez « Nouvelle fiche », choisissez le public (client, lieu, équipe, autre) et un nom.
- 3Ajustez les sections dans « Sections » : chaque fiche a les siennes. L'option « Masquer les téléphones » convient à la fiche client.
- Chaque fiche a son propre lien public, révocable indépendamment des autres.
- « Envoyer par email » ouvre votre composeur avec le public de la fiche déjà coché : un email par personne, relu avant envoi, avec un bouton « Ouvrir la fiche jour J », tracé dans les échanges du projet.
- Les prestataires qui ont un compte IBDA voient la fiche marquée « Équipe et prestataires » dans leurs missions.
Récapitulatif client et hôtel
Pour le point à J-15, une fiche « Client » et une fiche « Hôtel » envoyées depuis le composeur remplacent avantageusement un long email récapitulatif : elles restent à jour si le planning bouge.
Cet article vous a été utile ?
Consultez d'autres guides ou contactez notre équipe.