Relances automatiques
Configurer les rappels automatiques pour les devis en attente et les factures impayées.
Ibda peut envoyer automatiquement des relances email à vos clients pour les devis non signés et les factures impayées. Ces relances partent depuis votre boîte email, comme si vous les aviez envoyées manuellement.
Configurer les relances devis
- 1Allez dans Paramètres > Relances.
- 2Activez les relances pour les devis.
- 3Choisissez le délai de la première relance (ex. : 7 jours). Il est compté depuis le dernier changement du devis, en général son envoi.
- 4Configurez les relances suivantes (ex. : 14 et 21 jours, comptés de la même façon). Un devis envoyé depuis longtemps reçoit ses relances une par une : chacune attend l'écart entre deux étapes (7 jours dans cet exemple) après la précédente. Une étape désactivée arrête les suivantes tant qu'elle est désactivée.
- 5Personnalisez le message de relance (facultatif : sans texte, un modèle par défaut est utilisé).
- 6Enregistrez.
Capture d'écran à venir
Configuration des relances automatiques avec les délais et les templates de messages
Relances pour les factures impayées
Configurez des relances automatiques pour les factures dont la date d'échéance est dépassée. Définissez le ton : courtois pour la première relance, plus ferme pour les suivantes.
- Relance 1 — quelques jours après l'échéance (3 par défaut) : rappel amical
- Relance 2 — quelques jours après la première (7 par défaut) : rappel plus insistant avec le montant dû
- Relance 3 — quelques jours après la deuxième (14 par défaut) : mise en demeure (personnalisez le texte)
Variables dans les messages de relance
Utilisez des variables pour personnaliser chaque message : {{contactName}} (nom du client), {{stepLabel}} (1ère, 2ème ou 3ème relance), {{quoteNumber}} et {{quoteTotal}} pour un devis, {{invoiceNumber}}, {{invoiceTotal}} et {{dueDate}} pour une facture, ainsi que {{companyName}}, {{companyEmail}}, {{companyPhone}}. Les variables des modèles d'email fonctionnent aussi : {{client.prenom}}, {{projet.date}}, {{document.acompte}}, {{document.reste_a_payer}}… Ibda les remplace lors de l'envoi ; une variable sans valeur est retirée.
Relances en anglais
Chaque relance a une version anglaise : dans Paramètres > Relances, basculez de « Français » à « Anglais » au-dessus de l'objet et du contenu. Elle est envoyée aux clients réglés en anglais (fiche contact ou accès client du projet), avec les montants et les dates au format anglais. Laissée vide, elle utilise un modèle anglais fourni par Ibda. Les clients en français reçoivent la version française.
Capture d'écran à venir
Éditeur de message de relance avec les variables disponibles
Suivre les relances
- Sur les cartes des pages Devis et Factures : « Relancé 2 fois » une fois des relances envoyées (la date de la dernière au survol), et la prochaine prévue, par exemple « 2e relance auto le 12 oct. ».
- Quand vos étapes actives sont épuisées sans réponse : « Relances auto terminées : à vous de relancer ».
- Si l'envoi d'une relance échoue (accès à votre boîte expiré, erreur du serveur d'envoi) : « Relance en échec » en rouge, tant que le document attend encore votre client. Ibda réessaie chaque matin ; vérifiez votre boîte d'envoi dans Paramètres email.
- En vue liste, dans les documents de la page projet et sur la fiche du client : une cloche (pleine avec le nombre de relances envoyées, vide quand la première est seulement prévue) ; le détail au survol et dans l'aperçu du document.
- Sur le tableau de bord : le bloc « Relances à venir » liste celles des 7 prochains jours.
Les relances partent une fois par jour, le matin, depuis votre boîte email (elle doit être connectée). Elles s'arrêtent dès que le document change de statut : un devis signé ne génère plus de relance, une facture marquée comme payée non plus. Un devis resté « Envoyé » n'est plus relancé non plus dès que le client a dit oui par ailleurs : projet passé « Confirmé » ou au-delà, acompte encaissé, devis facturé, ou autre devis du même projet accepté ou signé.
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