Suivre une facture électronique
Les étapes d'une facture transmise par Ibda, la différence entre « Rejetée » et « Refusée par le client », et que faire dans chaque cas.
Une fois transmise, votre facture passe par votre plateforme, puis par celle de votre client. Son statut s'affiche sur la facture et se met à jour tout seul. La chronologie, sous le statut, détaille chaque étape avec sa date et, le cas échéant, le motif transmis.
Les étapes
- Envoi en cours, puis Envoyée au client : la facture est déposée et transmise.
- Reçue par le client : sa plateforme l'a reçue, mise à disposition, prise en charge ou approuvée.
- Contestée par le client : votre client a ouvert un litige ; le motif figure dans la chronologie.
- Payée : votre client indique avoir payé. Vérifiez la réception sur votre compte avant de confirmer.
Rejetée ou refusée : que faire ?
- Rejetée : la facture n'a pas passé les contrôles d'une plateforme (format, mentions, identifiants). Elle est réputée non reçue. Corrigez la cause indiquée dans la chronologie (fiche du client, informations de votre entreprise…), puis cliquez « Renvoyer ».
- Refusée par le client : c'est une décision de votre client. Ne renvoyez pas la même facture : échangez avec lui, puis annulez-la par un avoir ou remplacez-la par une facture rectificative.
Remises et gestes commerciaux
Saisissez une remise comme une ligne au montant négatif. Ibda la transmet au format exigé par la norme (prix positif, quantité négative), pour le même total.
Avant chaque envoi, Ibda fait vérifier la facture par la plateforme. Si une règle n'est pas respectée, l'envoi est bloqué et le message indique quoi corriger : la facture ne part pas pour être rejetée plus tard.
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