Envoyer un devis par email
Envoi depuis votre boîte email, personnalisation du message et suivi de l'ouverture.
Une fois votre devis créé, vous pouvez l'envoyer par email directement depuis Ibda. Le devis est attaché en PDF et le client peut le signer électroniquement en ligne.
Envoyer le devis
- 1Ouvrez le devis que vous souhaitez envoyer.
- 2Cliquez sur le bouton « Envoyer par email ».
- 3Vérifiez l'adresse email du destinataire (pré-remplie depuis la fiche contact).
- 4Personnalisez l'objet et le corps du message si nécessaire.
- 5Cliquez sur « Envoyer ».
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Fenêtre d'envoi du devis par email avec la personnalisation du message
Le client reçoit un email avec le PDF du devis en pièce jointe et un lien pour signer électroniquement en ligne. Vous recevez une notification Ibda dès que le devis est signé.
Lien de signature électronique
Ibda génère automatiquement un lien unique sécurisé pour la signature en ligne. Votre client peut signer depuis son téléphone ou ordinateur, sans avoir besoin de compte Ibda. Le lien reste valable jusqu'à la date de validité du devis (au moins 7 jours ; 30 jours pour une facture ou un bon de livraison), et l'email indique la date à votre client. Si vous prolongez la validité du devis, le lien est prolongé d'autant. Un lien expiré ? Renvoyez le document : votre client reçoit un nouveau lien.
Vérification de l'adresse email
Avant de signer, votre client reçoit un code à 6 chiffres à l'adresse email de sa fiche (jamais à une adresse qu'il saisirait lui-même) et le recopie sur la page de signature. Le code vaut 15 minutes, cinq essais au plus, et la vérification reste valable une heure sur ce lien. Un lien transféré à un tiers ne permet donc plus de signer à la place du client. Sans adresse email connue (document partagé par lien copié ou WhatsApp vers un contact sans email), la signature reste possible et le dossier de preuve le mentionne : renseignez l'email du contact avant d'envoyer.
Dossier de preuve
Une fois le document signé, deux boutons apparaissent sur sa page : « Dossier de preuve » et « PDF signé archivé ». Le dossier est un PDF qui réunit tout ce qu'Ibda a enregistré : qui a signé (nom, email destinataire du lien, adresse IP, navigateur), quand (date et heure de Paris), le contrat ou les conditions générales acceptés avec leur phrase exacte, les empreintes SHA-256 du contenu signé et du PDF envoyé, et la chronologie complète (envoi du lien, première ouverture, acceptation, signature). Le PDF signé archivé est le fichier exact joint à l'email de confirmation. Les deux, et le contrat signé, sont aussi rangés automatiquement dans les fichiers du projet. L'historique du document montre les mêmes éléments ligne par ligne. En cas de contestation, c'est ce dossier que vous produisez — pensez à le conserver avec vos pièces comptables.
Client anglophone
Réglez « Langue du client » sur Anglais dans sa fiche (ou pour un seul projet, dans « Configurer l'accès client ») ; un prospect qui remplit un formulaire réglé en anglais l'est automatiquement. Le portail de signature, l'espace projet, la page de paiement, l'email envoyé et les liens ou boutons ajoutés à vos emails passent en anglais, et le client peut lui-même basculer FR / EN. Les PDF des devis et factures restent en français : c'est la version qui fait foi, et le portail le lui précise. Pour le contrat, rédigez-en une version anglaise dans votre bibliothèque (Contrats › Langue du contrat : Anglais) et mettez-lui l'étoile : il y a un contrat par défaut par langue, et c'est lui qui est proposé d'office aux clients anglophones, avec les montants, les dates et le PDF du contrat en anglais. Un client sans langue réglée reçoit votre contrat français par défaut — votre contrat anglais si votre compte est en anglais, puisque ce client reçoit alors tout en anglais.
Votre signature est obligatoire pour envoyer un contrat avec un devis (jamais pour une facture) : sans elle, le contrat ne serait signé que par votre client. Enregistrez-la une fois dans Contrats › « Votre signature » (réservé au propriétaire du compte) ; si elle manque, la fenêtre d'envoi vous propose de la dessiner sur place. Pour envoyer un devis sans contrat, choisissez « Aucun contrat ».
Suivi après envoi
- Le statut du devis passe de « Brouillon » à « Envoyé »
- La date d'envoi est enregistrée dans l'historique
- L'email apparaît dans l'onglet « Échanges » du projet
- Vous recevez une notification quand le client signe
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Historique d'un devis avec les dates d'envoi et de signature
Pour envoyer des devis par email, votre boîte email doit être configurée dans Paramètres > Email. Sans configuration email, la fonction d'envoi n'est pas disponible.
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