Configurer vos informations entreprise

Les informations de votre entreprise apparaissent sur tous vos documents PDF (devis, factures, bons de livraison) et dans l'en-tête de vos emails. Il est essentiel de les remplir avant d'envoyer votre premier document.

Accéder aux paramètres documents

1. 1Cliquez sur « Paramètres » dans le menu de navigation gauche.
2. 2Sélectionnez l'onglet « Documents ».
3. 3Remplissez les 6 sections disponibles : Entreprise, Coordonnées bancaires, Apparence, Préfixes, TVA, et Conditions générales.

Informations entreprise

• Raison sociale ou nom commercial — cochez « Entrepreneur individuel » si c'est votre cas : la mention « EI » est accolée à votre nom sur chaque document, comme la loi l'exige.
• Forme juridique et capital social pour une société (« SAS au capital de 10 000 € »), RCS si vous êtes immatriculé.
• Numéro SIREN (9 chiffres) ou SIRET (14 chiffres) — Ibda vérifie la saisie.
• Numéro de TVA intracommunautaire, ou la case « Franchise de TVA » si vous n'êtes pas assujetti : la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » est alors imprimée automatiquement.
• Nature de vos opérations (prestation de services, livraison de biens, mixte) : imprimée sur chaque facture et reprise dans le XML Factur-X.
• Adresse complète du siège (rue, code postal, ville).
• Téléphone et email de contact.
• Logo (format PNG ou JPG, fond transparent recommandé).

Coordonnées bancaires

Renseignez votre IBAN et BIC pour qu'ils apparaissent automatiquement en bas de vos factures. Cela facilite le virement bancaire par vos clients.

Mentions légales et CGV

L'onglet « Conditions générales » vous permet de saisir vos CGV et mentions légales qui seront imprimées en bas de chaque document PDF. Vous pouvez personnaliser ce texte selon votre activité. Si vous faites signer vos devis en ligne, le bouton « Ajouter la clause » insère une clause de convention de preuve : vos clients reconnaissent la signature électronique, le code reçu par email et le dossier de preuve comme mode de preuve (Code civil, art. 1366 à 1368). La même clause est proposée dans l'éditeur de la bibliothèque de contrats, en français et en anglais.

Mentions imprimées automatiquement

Une facture émise (envoyée, payée ou en retard) ne se supprime pas et ne se corrige pas : si vous la passez « Annulée », Ibda crée et émet automatiquement l'avoir total qui la cite — « aucune somme n'est due » si elle était impayée, « remboursement dû au client » si elle était payée. La facture reste consultable avec le numéro de son avoir. Pour une correction partielle, créez un avoir depuis la facture.

Pour corriger une erreur (adresse, SIRET, TVA, ligne erronée) sans rembourser, créez une facture rectificative depuis la facture (Documents correctifs › Créer une rectificative) : une copie en brouillon, que vous corrigez puis émettez. À son émission, elle porte « annule et remplace la facture n° … » et la facture d'origine passe « annulée » — une seule des deux vaut ; les règlements déjà reçus sont reportés sur la rectificative, qui ressort payée ou avec le reste dû. En facturation électronique, c'est le type « facture rectificative » (384) avec la référence de l'originale.

Vous n'avez rien à rédiger : l'identité légale complète figure en pied de chaque PDF (dénomination, forme juridique et capital, RCS, SIRET, TVA ou franchise), l'adresse postale du client et la date de la prestation sont portées sur les factures, et les mentions de paiement s'adaptent au client. À un professionnel : pénalités de retard (trois fois le taux d'intérêt légal, ou le taux que vous fixez au-dessus de ce minimum), indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €, conditions d'escompte. À un particulier : les coordonnées de votre médiateur de la consommation, à renseigner dans l'onglet Légal.