Un PDF avec un fichier XML caché à l'intérieur
Une facture Factur-X est un fichier PDF/A-3, c'est-à-dire un PDF normal capable de contenir une pièce jointe. Cette pièce jointe est un fichier XML qui décrit la facture de façon structurée : montant HT, TVA, numéro, dates, identité des parties, etc.
Résultat : la même facture est à la fois lisible par un humain (le PDF) et exploitable par une machine (le XML). On parle de format « hybride » ou « mixte ».
La norme EN 16931 et les profils Factur-X
Le XML de Factur-X suit la norme européenne EN 16931, qui définit le « socle » sémantique commun à la facturation électronique en Europe. Factur-X décline plusieurs profils, du plus léger au plus complet :
- MINIMUM — données d'en-tête essentielles (utile surtout pour l'e-reporting).
- BASIC WL et BASIC — niveau de détail croissant, sans puis avec lignes de facture.
- EN 16931 (COMFORT) — le profil de référence, conforme au socle européen complet.
- EXTENDED — pour les cas métier complexes nécessitant des champs additionnels.
Factur-X, UBL ou CII : quelle différence ?
La réforme admet trois formats structurés : Factur-X, UBL et CII. UBL et CII sont des formats 100 % XML, sans PDF lisible joint : ils sont parfaits pour des échanges entre logiciels, mais peu lisibles tels quels par un humain.
Factur-X a l'avantage de combiner les deux : le PDF reste lisible par tout le monde, le XML (au standard CII) assure l'automatisation. Pour un indépendant qui veut que ses clients continuent à voir une « vraie » facture, c'est le choix le plus confortable.
Pourquoi c'est le format idéal pour une TPE
Avec Factur-X, vous n'avez pas à renoncer à la présentation soignée de vos factures (logo, mise en page) : le PDF reste votre facture habituelle. La conformité se joue dans le XML embarqué, généré automatiquement par votre logiciel. Le client, lui, ne voit aucune différence.
Les mentions qui deviennent obligatoires
La réforme ajoute quelques mentions obligatoires sur les factures, notamment le numéro SIREN du client professionnel, l'adresse de livraison lorsqu'elle diffère de l'adresse de facturation, la nature de l'opération (livraison de biens, prestation de services ou mixte) et, le cas échéant, l'option pour le paiement de la TVA d'après les débits.
Un bon logiciel renseigne ces champs automatiquement à partir de la fiche client et du contenu de la facture, sans saisie supplémentaire de votre part.